為進一步規范學院信訪舉報工作，根據《中國共產黨紀律檢查機關控告申訴工作條例》和監察部關于《監察機關舉報工作辦法》，結合我院實際，特制訂本制度。
一、信訪登記
1.接到群眾來信要及時拆閱，保持信封、郵戳完整無損。對隨信夾寄的錢幣、票證、照片等物品應認真清點，隨信一并登記，如果來信有缺頁，登記時需加注明。經辦人員閱信時要認真細致，不得在原件上批劃。
2.對來信來訪反映的問題，要按《處理來信來訪登記表》的各個欄目內容逐項登記，做到言簡意明，準確無誤，字跡清楚，條理分明。對上級轉辦的信件也應在備注欄內注明。
3.收到信訪事項后，要及時上報主管領導閱示，對領導閱批信訪件所作的指示，要填在《處理來信來訪登記表》有關欄目內，并及時給予落實辦理。
4.對來信來訪反映的問題，調查處理結束后，應將事實情況、處理結果、辦結時間登記在《處理來信來訪登記表》有關欄目內。
二、來訪接待
1.凡來訪者，不管是干部還是群眾，不管是校內還是校外人員，要一視同仁，做到笑臉相迎，熱情接待。
2.在正常工作中，有來訪者應先接待來訪，然后再處理工作。
3.聽取來訪者反映問題要做到耐心、細致，問清前因后果，做好詳細記錄。
4.對來訪者反映的問題，要堅持原則，區別不同性質，正確處理。對他們的不正確想法和過高要求，要做過細的思想工作，耐心宣傳政策，講清道理，進行教育疏導。
5.對來訪者反映的問題，如不屬受理范圍，要向他們說明情況，并引導和協助他們向有關部門反映。
三、匿名信處理
對反映道聽途說、缺乏事實依據的匿名信不予置理。對于揭發有重要內容、有一定事實依據的匿名信，先要初步核實情況，然后匯報學院領導，再確定是否受理查處。
四、信訪件處理
1.對于受理的信訪件，要及時辦理。凡是需要進一步調查核實的，必須至少有兩個工作人員進行初步調查，初查一般在學院領導批示同意受理后60日內完成。情況復雜的，經主管領導同意，可以適當延期，但延期不得超過30日。
2.負責初查工作人員應恪盡職守，秉公辦事。圍繞信訪人反映的問題，本著實事求是的態度，認真調查、核實，并做好記錄和取證工作。對涉及有關部門的人和事，有關部門和個人要配合做好調查、核實，并根據需要做好書面說明。
3.初查工作結束后，調查人員要經過集體討論，按照“事實清楚，證據確鑿，定性準確，符合政策”的要求，寫出調查情況匯報材料，連同調查、核實過程中獲取到的證明材料，整理成一個檔案袋，一并報主管領導審核。
4.經初查后，對于事實清楚，達到立案條件的，按立案程序辦理。達不到立案條件的，應做初查終結。經初查后，不需立案的按下列兩種情況處理：
(1)經調查核實，被檢舉人、被控告人構不成錯誤的，應向署名的檢舉、控告人說明情況，若提不出新的證據線索，作終結處理，材料存檔。
(2)經調查證實被檢舉、控告人確有錯誤的，應將情況通報所在部門主要負責人，并根據情況由調查人會同部門主要負責人一起對被檢舉人、被控告人進行批評教育，或者委托所在黨總支部主要負責人對其進行批評教育。
5.在信訪工作中，如發現部門管理上存在問題時，應主動提出改進意見、建議或協助制訂、完善有關制度。
6.上級紀委、監察機關交辦要結果的信訪，一定嚴格報結質量。重要的信訪事項，經研究處理意見后，才能向上報告。
五、信訪反饋
1.對署名的舉報和申訴信訪，在其信訪辦結后，應根據情況，寫信或口頭答復信訪者本人。信訪人對信訪事項處理結果不服時，可行使自己的權利，向上一級紀檢監察部門要求復查。
2.根據《關于實施實名舉報反饋制度的試行辦法》（粵紀發[2002]9號）規定：對實名舉報內容“無可查性、可核對性或不具違紀違法性質的實名舉報不予反饋。”
3.對匿名舉報的信訪件在辦結后，可有選擇地通過適當形式或在一定范圍內公開其查處結果。
六、信息收集和匯報
1.要充分發揮信訪主渠道作用，從中收集重要信息。紀檢監察信訪工作人員，要用走出去、請進來等方法進行調查收集，結合有關監督、檢查、審計等工作，從多方面收集信息。
2.對收集的信息，要認真篩選，從中發現查案線索和苗頭性、傾向性問題，及時向有關方面或領導匯報。
七、信訪材料歸檔
信訪工作中產生的文書材料，包括群眾來信來訪的登記、記錄、摘記、領導批示、調查、證明材料、報告、處理決定等，在信訪辦結后要及時整理歸檔，由專人負責管理，對于反映問題屬實的材料要永久保存，對于反映問題失實的材料，一年后銷毀。
八、信訪保密工作
1.接受當面檢舉、控告時應單獨進行，無關人員不得在場。
2.來信原件、信訪登記表、上級轉來的信訪摘抄件等材料，要嚴格保管，嚴防泄露或遺失。
3.來信來訪的內容除向組織、分管領導匯報外，不得向任何人透漏情況和傳播消息，不得擅自摘抄、復印、扣押、銷毀檢舉、控告材料。
4.核實材料必須在不暴露檢舉、控告人的情況下進行。
5.凡是派人協助辦案的，要教育他們保守案件秘密。
九、本制度自印發之日起施行
二〇〇九年五月十四日
